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以前想要聯絡朋友都需要透過打電話來聯絡,而自從上網普及化及人手一支智慧手機或是平板,現在想要聯絡朋友直接透過LINE傳傳訊息就可以搞定了,不需要像之前一樣透過電話來聯絡,當然啦有好有壞,到後來很多公司的主管也都是透過LINE傳送訊息的方式來交待事情安排工作,這樣就變成不管上班日或是假日,都要去注意到有沒有訊息,公事和私事通通混在一起啦,尤其當您的訊息很多,加上LINE裏為了拿貼圖,而加入一大堆的廣告的帳號,三不五時一直丟廣告訊息過來,造成重要的訊息被擠到下個頁面去而沒注意到LOSE掉,所以這這個時候就需要像ChatWork這種好用的軟體專屬工作的通訊平台最佳的雲端會議室

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ChatWork是什麼?台灣知名的媒體商業周刊、經理人、數位時代針對ChatWork做出了三大評論,分別是團隊溝通專案及執行工作便利的整合工具、企業上專屬的即時通訊軟體、企業版本的LINE

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以日本來說以往在企業商務溝通的方面都是透過電子郵件、Skype及電話的方式來聯絡,但是以這樣的方式來聯絡,常常很多交待的工作或是重要的資訊就很容易被忘記,為了解決這樣的問題,企業導入了更多其他的軟體,而導致企業所花費的成本是越來越高。也因為這些困擾的問題,造就了ChatWork開發的契機與開始。

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以前傳統商業的溝通方式,一天在電話、郵件、會議要花上6個小時,而真正能夠工作的時間只有2個多小時,而企業導入了ChatWork整合之後,將這些時間減少到2個多小時,實際上能夠工作的時間就增加到了5個多小時,大大的減少商業溝通上的時間提升了工作的效率。

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目前全世界擁有183國家使用ChatWork這套軟體,已經有超過6萬8千家的企業採用導入ChatWork,處理過的訊息超過了6億4千萬件。2011年到目前成長的速度相當的快速,有這麼強大的數值依據,因此企業朋友可以安心的使用ChatWork這套軟體。

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ChatWork今年更獲得了GMO Venture Partners 8千萬台幣的增資,目標將進軍全球向全世界發展,而第一站最重要的伙伴就是台灣,除了改善舊有的功能並將持續推出新功能及適合台灣企業需求的功能,同時也將成為日本上市的公司,讓選擇使用的企業用戶更加的放心與安心。

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為什麼日本總公司如此的重視台灣市場??因為台灣的產業結構與日本相當的接近,中小企業佔了9成,以半導體、數位、生技業為發展主軸,加上日本與台灣之間自古以來的友好關係,在311之後更讓日本人見識了台灣人的熱情,因此台灣是ChatWork視為最重要的伙伴。

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現在就來看看ChatWork操作的方式,不論您是使用電腦、手機、或是平板通通都沒有問題,電腦版本的話請至http://www.ChatWork.com/zh-tw/ 即可登入,第一次使用的朋友請先註冊一個帳號!

電腦上的操作頁面分為三個區塊,左邊為交談對像選單,中間為交談的視窗,右邊為工作內容!操作上相當的簡單,點選想要交談的對象即可開始新增工作,交談及傳送檔案或是視訊會議。有新的通知時都會出現在頁面的上方,就像手機一樣,讓您一眼就看到不會錯過。

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ChatWork最主要的四大功能方別為群組交談、工作管理、檔案共享、視訊會議
群組交談:可針對專案設定群組交談,透過群組交談讓專案在溝通上更加方便與更好的表現。
工作管理: 公司或是他人所交付的工作或者是拜託他人工作,記錄在工作管理上,這樣就不會忘記,隨時可以追蹤。
檔案共享: 檔案相較於一般通訊軟體,可以傳送相當大的容量的檔案不受限制。
視訊會議: 無論使用者在何處,都可以透過ChatWork來進行視訊會議,另外還有一個相當棒的功能就是透過ChatWork看到對方電腦桌面上的畫面。

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好用的搜尋訊息功能,經過統計員工平均一年需要花上一百六十幾個小時來找尋需要的歷史資料相當浪費時間,而透過搜尋訊息的功能可以節省找尋資料的時間,增加工作效率。直接在搜尋列裏輸入您要找尋的訊息內容關鍵字。

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接著ChatWork就會把所有相關的內容搜尋出來,同時可依照日期顯示、交談別顯示、使用者別顯示,讓使用者可容易找尋到想要的內容資訊。

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手機端操作的部分,ChatWork提供了Android及iOS版本,請直接在PLAY商店裏或是App Store裏搜尋「ChatWork」即可找尋到程式,或是直接點選下方連結來快速安裝。

ChatWork iOS 版本下載:請點我請點我請點這兒! 
ChatWork Android 版本下載:請點我請點我請點這兒!

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而Android版本為了提供使用者更好的操作介面,可以說整個是大改版,小米這就使用Android的版本的ChatWork來操作,下載完成後請執行ChatWork,第一次使用需要登入,請輸入電子郵件地址及密碼後點選擇「登入」。操作的介面一樣是相當的簡單,點選左上方「更多」的選項。

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即可切換「交談」「工作」「聯絡人」「設定」等頁面,想要與誰傳送訊息直接點選聯絡人,即可進入「交談」的頁面,接著點選右下角「+」號來傳送檔案、交談、及設定工作。

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ChatWork不僅支援上傳照片、影片、錄音等影音檔案之外,同時還支援辦公文件等各種檔案,應該說就像是傳送信件夾帶檔案一樣,任何檔案都支援,實在是非常的方便。

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設定工作也是相當的方便,點選「工作」接著輸入工作內容,指派人員,再設定專案期限接著送出就搞定了。

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不論您是傳送傳送訊息,設定工作,或是傳送檔案,在交談裏都會出現,這樣就不會錯過任何訊息、工作或是檔案,直接點選即可切換到該工作內容或是讀取檔案,是不是整個變得超容易操作使用。

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資訊安全的部分,為了保護使用者個人資料安全,ChatWork採用了SSL保護機制,檔案加密的部分採用最高級別的AES256加密方式,資料中心則是使用亞馬遜雲端服務(AWS, Amazon Web Services)。為了讓使用者使用安心公司同時還取得了國際規格ISO27001(ISMS)認證。

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ChatWork因應不同用戶的需求提供了免費方案、個人方案及企業方案3種,其實ChatWork真的蠻佛心的,免費的版本也是幾乎所有功能都能使用連搜尋功能也都可以使用,而最大的差別應該就是儲存空間的部分,及免費的版本會有出現廣告。

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最後我們來看一下ChatWork和LINE在工作使用上到底有什麼不同??
ChatWork屬於工作用的通訊軟體,不像LINE一樣,容易將工作和私事混在一起,造成假日也需要隨時注意訊息。
ChatWork沒有已讀通知的功能,因此不用擔心已讀不回造成壓力,使用者可依照自己的工作步調來回覆與處理。
ChatWork提供了刪除帳戶的功能,一旦員工離職,即可將帳戶刪除,免除公司重要資料外洩風險。
ChatWork提供了交辦人與負責人共同管理的功能,因此完全不用擔心工作遺忘掉,不像LINE常常會因為訊息工作一多,就遺忘了所交辦的工作。
ChatWork還提供了剛剛小米提到搜尋歷史資料的功能,這也是LINE所沒有的功能,而需要一直向上滑去找尋,一旦訊息太多,根本找不到。
ChatWork不會像LINE一樣更換裝置而之前的對話就會通通消失,無論您使用任何裝置,通通會幫您即時更新與同步。
因此無論您使用電腦、手機或是平板,都可以同時使用,資料也都會即時同步,而不像LINE限制單一裝置使用,而這些都是使用ChatWork在工作上優於LINE的地方。

小米就介紹到這邊啦,其實ChatWork的操作頁面,就可以看得出來它是針對工作上使用的軟體,尤其是工作管理的功能,讓使用者可以確實的派發工作與追蹤工作,不用擔心沒看到email或是像LINE那樣太多訊息而沒注意到,這也是其他軟體做不到的地方,還有那不管什麼檔案都能傳送,直接在ChatWork裏傳送給對方省時又方便,不用像以往一樣,告訴對方先去收信,沒收到檔案再跟我說之類的問題發生,另外ChatWork還可以多人視訊會議,最多可達14個人進行視訊會議,無論您的員工在哪裏,隨時可以直接透過ChatWork來開會,不用等所有人到場才能進行會議,也是省下不少寶貴的時間增加工作效率,想要試試看或是想要了解更多ChatWork的朋友,可以參考這裏ChatWork 台灣官方網站:http://www.ChatWork.com/zh-tw/

ChatWork iOS 版本下載:請點我請點我請點這兒! 
ChatWork Android 版本下載:請點我請點我請點這兒!

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文章說明: 本文由 ChatWork 邀請撰寫實際體驗心得

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